Dans le cadre de son activité la société IDEM se positionne afin de mettre en place de bonnes pratiques de traitement de vos Données à caractère personnel, autant pour nos Collaborateurs que pour nos Candidats et autres parties intéressées.

La société IDEM prend en compte la réglementation en vigueur applicable aux traitements des Données à caractère personnel, notamment le RGPD règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 ainsi que la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

L’objet de cette Note d’information est de communiquer sur les données que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les utilisons ou les partageons, sur la durée pendant laquelle nous les conservons, et sur la manière dont chaque individu concerné peut exercer ses droits.

QUELLES DONNEES PERSONNELLES TRAITONS-NOUS ?

Les Données à caractère personnel sont recueillies à des fins déterminées, explicites et légitimes. La société IDEM s’engage à ne pas les traiter à des fins incompatibles avec ces finalités.

Nous nous engageons donc à ne collecter et à ne traiter que les données qui sont nécessaires à notre activité. Nous collectons différentes données en fonction des besoins sur nos clients, prospects et candidats désirants intégrer la société IDEM parmi lesquelles :

 

Types de données	Catégories de données	Catégories de personnes concernées
Données à caractère personnel courantes	Données d’identification (Nom, prénom, adresse mail…)	Contact clients,
	Vie professionnelle (CV Scolarité formation professionnelles…)	Candidats
	Données de connexion (adresse IP, journaux d’évènements…)	Contact clients,

Nous respectons le principe de minimisation des données, conformément à l’article 5 c du RGPD c’est-à-dire que seules sont traitées des Données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités ci-après définies.

 

Finalités	Base juridique
Recrutement (Prise de contact avec le Candidat, demande de CV, identité, adresse, courriel, téléphone…)	Intérêt légitime de répondre à un besoin interne pour le développement de l’activité ou le remplacement des personnels. La nécessité d’exécuter des mesures précontractuelles dans l’intention de conclure un contrat de travail.
La gestion administrative (gestion du dossier professionnel des collaborateurs)	La nécessité d’exécuter les prérogatives définies dans le contrat de travail et la convention collective ainsi que l’intérêt légitime à gérer les ressources humaines
La gestion de la paie et des avantages sociaux (rémunération, épargne salariale, bonus, complémentaire santé, prévoyance…)	La nécessité de respecter une obligation légale et d’exécuter le contrat de travail

Sauf obligation légale, nous ne traitons jamais de données personnelles qui seraient liées à vos origines raciales ou ethniques, à vos opinions politiques, religieuses ou philosophiques, à votre appartenance syndicale, de données génétiques, ou relatives à votre orientation et à votre vie sexuelle.

Les données que nous traitons peuvent avoir été fournies directement par les personnes concernées ou obtenues via des agences de recrutement ou encore les sociétés dans lesquels travails les personnes concernées

DESTINATAIRES DES DONNÉES ?

La société IDEM est Responsable du traitement des Données à caractère personnel de ses candidats, clients et autres parties intéressées. Il s’engage à ne les transmettre qu’aux Destinataires autorisés, soit :

Dans le cadre de la relation avec les clients et parties intéressés :

Pour les clients et autres parties intéressés (en dehors des salariés), seules les données personnelles telles les données d’identification (nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone professionnels, fonction) peuvent être divulguées aux collaborateurs pour faciliter la communication et la réalisation de l’activité et la livraison des colis.

Dans le cadre du recrutement

• Les services chargés du recrutement ; Les cabinets de recrutement
• Les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ;

Dans le cadre de la gestion de l’activité :

Certaines données personnelles des collaborateurs telle les données d’identification (nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone professionnels, fonction) peuvent être divulguées aux partenaires tels que les clients, les fournisseurs et prestataires pour faciliter la communication et la réalisation de l’activité.

En cas de litige, vos Données à caractère personnel sont susceptibles d’être transmises :

• Au service légal et, le cas échéant, aux personnes travaillant à la résolution du conflit ;
• Aux autorités judiciaires en cas d’infraction ;
• Aux juridictions de l’ordre judiciaire ou administratif, paritaires ou consulaires, formation arbitrale, pour faire établir, exercer ou défendre les droits de la société IDEM;
• A toute personne physique ou morale en exécution d’une décision de justice exécutoire opposable à la société IDEM;

Les collaborateurs de la société IDEM peuvent avoir accès à vos données d’identification (nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone professionnels, fonction) pour notamment entrer en communication avec vous dans le cadre des activités que vous réalisez ou souhaitez réaliser avec la société IDEM.

VOS DROITS

Vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes rgpd-idem@idem.fr pour exercer les droits suivants en matière de protection des données :

• Votre droit d’accéder à, de corriger, de mettre à jour ou de réclamer la suppression de vos données à caractère personnel.

• Vos droits de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, de limiter le traitement de vos données à caractère personnel ou de réclamer la portabilité de vos données à caractère personnel

• Votre droit, si nous avons recueilli et traité vos données à caractère personnel avec votre consentement, de retirer votre consentement à tout moment. Le fait de retirer votre consentement n’affectera pas la licéité de tout traitement effectué avant votre retrait ni n’affectera le traitement de vos données à caractère personnel effectué sur la base de motifs de traitement légalement admissibles autres que le consentement.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de protection des données concernant notre procédure de collecte et d’utilisation de vos données à caractère personnel.  Pour de plus amples renseignements, veuillez contacter votre autorité de protection des données locale.

Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons des personnes souhaitant exercer leurs droits à la protection des données conformément aux lois en vigueur en matière de protection des données.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire afin de :

• Nous permettre de nous conformer aux réglementations et lois applicables,
• Afin de répondre à nos exigences Administratives et opérationnelles.

Une fois ce délai passé, les Données à caractère personnel sont en fonction des cas soit détruites, soit rendu non accessible avec un accès restreint.